איך מצמצמים אי-הגעות לשיעורים בסטודיו

מקום ריק הוא לא רק מקום ריק

שיעור מלא בהרשמות, ושלושה מהרשומים לא מגיעים ולא מבטלים. המאמן מעביר שיעור חסר, מי שחיכה ברשימת ההמתנה נשאר בבית, והמתאמן שלא הגיע מתרחק עוד צעד מההרגל. אי-הגעה היא לא רק מקום ריק בשיעור אחד. לעתים קרובות היא הסימן הראשון למתאמן שמתחיל להתרחק מהסטודיו.

רוב האי-הגעות לא נובעות מחוסר רצון. מתאמנים שוכחים, הלו״ז שלהם משתנה, או שהביטול מסורבל מדי ולכן הם פשוט לא עושים אותו. את שלושת הדברים האלה אפשר לפתור בשגרה קבועה שרצה לבד. הנה היא, צעד אחר צעד.

1. תזכורת לפני כל שיעור

תזכורת היא הצעד הפשוט והיעיל ביותר. הודעה קצרה לפני השיעור, עם שם השיעור, השעה והמאמן, מספיקה לרוב המתאמנים. בחרו זמן שמשאיר מרווח לבטל ולפנות את המקום, למשל בערב שלפני שיעור בוקר.

הערוץ חשוב לא פחות מהתוכן. הודעה בווטסאפ נפתחת ונקראת הרבה יותר מאימייל. ב-Reps התזכורת לשיעור יוצאת כהתראה באפליקציה של המתאמנים, ואפשר לשלוח אותה גם בווטסאפ הרשמי, מהמספר של העסק ובתבנית שמטא אישרה. מה ההבדל בין ווטסאפ רגיל לרשמי, ומה זה עולה, במדריך ווטסאפ רשמי לסטודיו.

2. בקשו אישור הגעה

תזכורת שרק מודיעה היא חצי עבודה. תזכורת ששואלת אם מגיעים מקבלת תשובה, ותשובה היא מידע. ב-Reps אפשר להוסיף לתזכורת בווטסאפ שני כפתורים: ״מגיע/ה״ ו״לא מגיע/ה״. מי שעונה ״לא מגיע/ה״ מבוטל לפי מדיניות הביטול שלכם, והמקום עובר לבא בתור ברשימת ההמתנה. אתם לא צריכים לעשות כלום.

ככה ביטול שהיה קורה בשקט, או לא קורה בכלל, הופך למקום פנוי שמישהו אחר תופס.

3. ביטול בלחיצה, לא בשיחת טלפון

מתאמן שצריך להתקשר או לכתוב לכם כדי לבטל, לרוב פשוט לא יגיע. כשהביטול הוא לחיצה, הוא קורה. ב-Reps המתאמנים נרשמים ומבטלים בעצמם, מהאפליקציה או מדף הרשמה שאתם משתפים בקישור, והיומן מתעדכן מיד.

4. רשימת המתנה שמתמלאת לבד

כשמישהו מבטל, המקום צריך להתמלא בלי שתעברו על רשימה ותשלחו הודעות אחת אחת. רשימת המתנה מקדמת את הבא בתור לשיעור, ואוטומציה יכולה לשלוח לו הודעה שהמקום שלו. ביטול מאוחר כבר לא משאיר חור בשיעור, ומי שחיכה מרגיש שהסטודיו דואג לו.

5. מדיניות ביטול ברורה ועקבית

מדיניות ביטול היא תיאום ציפיות, לא עונש. החליטו עד כמה שעות לפני השיעור אפשר לבטל, ומה קורה אחרי זה. ב-Reps בוחרים בין ביטול בכל זמן, ביטול עד מספר שעות לפני השיעור ואחריו ביטול מאוחר, ביטול רק עד מספר שעות לפני, או שיעור בלי ביטול. ההגדרה הכללית חלה על כל שיעור חדש, ואפשר לשנות אותה לשיעור מסוים.

מה שחשוב באמת הוא העקביות. מדיניות שנאכפת פעם כן ופעם לא מלמדת את המתאמנים שאפשר לא להגיע. כשהמערכת מחילה את אותו כלל על כולם, אתם לא צריכים להיות השוטרים.

6. הודעה למי שלא הגיע

מתאמן שלא הגיע לשיעור צריך לשמוע מכם, ועדיף באותו יום. לא הודעת נזיפה, אלא משהו כמו: ״היי, ראינו שלא הגעת היום, הכל בסדר? מחכים לך בשיעור הבא.״ הודעה כזו מראה למתאמן שמישהו שם לב.

ב-Reps מי שלא סומן שהגיע נחשב כמי שלא הגיע שעתיים אחרי השיעור, ומשם אוטומציה של ״לא הגיע לשיעור״ שולחת את ההודעה לבד. טאבלט לסימון נוכחות בכניסה הופך את זה למדויק: המתאמנים מסמנים הגעה בעצמם, ואתם לא מחזיקים רשימה.

ומי שלא נרשם לשום שיעור כבר כמה ימים? גם לזה יש אוטומציה: אחרי מספר הימים שאתם בוחרים בלי הרשמה, יוצאת הודעה שמזמינה לחזור.

7. לבדוק את זה עם רפי

רוצים לדעת איפה אתם עומדים? שאלו את רפי, העוזר החכם: ״מי לא הגיע השבוע?״ או ״מי לא היה בסטודיו שבועיים?״. רפי מחזיר רשימה מתוך הנתונים שלכם, ואם תרצו, מכין הודעה לכולם ושולח אותה אחרי האישור שלכם. אפשר לכתוב לו באתר או בווטסאפ, גם בהקלטה קולית. איך זה נראה ביום עבודה רגיל, בניהול הסטודיו מהווטסאפ.

מה בודקים אחרי חודש

חודש אחרי שהשגרה פועלת, בדקו שלושה דברים: כמה ביטולים הגיעו מכפתור ״לא מגיע/ה״, כמה מקומות התמלאו מרשימת ההמתנה, ומי חוזר ולא מגיע שוב ושוב. מתאמן שלא מגיע בפעם השלישית בחודש כבר צריך שיחה, לא עוד הודעה.

ואם שיעור מסוים מתמלא בהרשמות אבל תמיד חצי ריק, אולי השעה לא מתאימה. אי-הגעות הן גם מידע על הלו״ז שלכם.

השגרה בקצרה

• תזכורת לפני כל שיעור, באפליקציה ובווטסאפ.
• כפתורי ״מגיע/ה״ ו״לא מגיע/ה״ בתזכורת.
• ביטול עצמי מהאפליקציה, ורשימת המתנה שמקדמת את הבא בתור.
• מדיניות ביטול אחת, שחלה על כולם.
• הודעה אישית למי שלא הגיע, ולמי שלא נרשם כמה ימים.

הווטסאפ הרשמי זמין בחבילת Pro ומעלה, הפירוט בעמוד המחירים.

מתחילים

כל השגרה הזו בנויה ב-מערכת לניהול סטודיו של Reps: יומן שיעורים, הרשמה מהאפליקציה, רשימת המתנה, נוכחות בטאבלט, ווטסאפ רשמי ואוטומציות. פתחו 14 ימי ניסיון, ואנחנו מעבירים לכם את המתאמנים, המנויים והשיעורים מהמערכת הקודמת.